Как регулярно создавать оптимальные решения и планы? Как получить конкурентные преимущества?

Успешность бизнеса определяется эффективностью решений руководителей, сотрудников. Как научиться создавать оптимальные решения в виде планов, стратегий, тактик с минимальными временными затратами и человеческими ресурсами?
Одним из способов получения эффективных решений и планов, это создание и применение моделей расчетов оптимальных планов (оптимизационное моделирование), которые позволяют находить наилучшие решения на основе математических методов и алгоритмов. Такие модели могут быть использованы для оптимизации финансовых планов, планов продаж и производства.

Возможно два пути применения оптимизационных моделей, ручной режим поиска оптимальных решений в части: тактик, стратегий, планов; автоматизированный режим поиска оптимальных решений с последующей экспертизой найденных вариантов решений.

При это очень важно понимать, что оптимизационный подход в части обеспечения управлением бизнеса доступен для любых масштабов бизнеса: малый, средний, крупный. Создание технологий подготовки решений, это инвестиции, которые окупятся многократно и в кратчайшие сроки.

В статье мы покажем, что запуск технологии подготовки оптимальных решений доступен любому руководителю, предпринимателю, специалисту; и второе, что данная технология не только увеличивает прибыльность бизнеса, но и увеличивает стоимость специалиста, как аналитика, который данную технлогию запускает и применяет.

I. Какие точки потерь прибыли и денежного потока (как пример) мы можем рассмотреть и начать с ними работать:
1. Не верно выбранная стратегия продаж, которая опиралась на предположения и интуитивную оценку целевого рынка;
2. Ошибочно принятые инвестиционные решения, как результат повлекшие, существенные финансовые потери, возможно репутационные потери;
3. Операционные потери и точки роста:
- управление ценой продаж- какие цены дают наибольшую прибыль в сочетании цена против объема продаж?
- управление структурой продуктового портфеля- какая структура наиболее оптимальна?
- управление запасами и системой закупок- как найти наилучшее сочетание объема запасов против оборачиваемости и объема денег необходимого для финансирования запасов;
- управление себестоимостью, как процесс закупок;
- управление себестоимостью, как производственный процесс, связанные с длиной партии, энерго затратами, нормативами списания, сменностью, трудоемкостью и тп. Как найти оптимальное сочетание перечисленных факторов?
4. Управление цепочкой поставок: устранение финансовых потерь на стыках процессов продаж, производства, закупок, объемов хранения;

Выше перечисленные потери и точки роста, это виды управленческих задач. Как взаимосвязать друг с другом указанные выше задачи, что бы решение одной задачи, не противоречило эффективности другой операционной или стратегической задачи.
Предлагаю рассмотреть, для начала ответить самому себе на следующие вопросы и сделать заключение на основании полученных ответов:
1. Есть ли в предприятии финансовое планирование доходов и расходов, движения денежных средств и балансового листа?
2. Есть ли в предприятии планирование продаж, производства, закупок и запасов?
3. Взаимосвязаны ли все планы друг с другом, т.е. изменение в одном из планов повлечет ли изменения в других планах?
4. Есть ли ответственные, которые отвечают за исполнение конкретных планов, или нескольких консолидированных планов?
5. В случае не исполнения планов, есть ли понимание у руководителей причин, первопричин полученных отклонений?
6. При подготовки плана, можете ли вы выделить ключевые факторы, как драйверы влияющие на изменение маржинальной прибыли или объема денежного потока? Есть ли понимание, как через комбинацию целевых факторов влиять на объем маржинальной прибыли через целевые факторы?

Ключевой вопрос, что нужно сделать, что бы перечисленные точки потерь, стали точками роста и развития бизнеса?

II. Аналитический процесс, создание и развитие:
Под аналитическим процессом понимаем процесс, который преобразует полученную информацию в бизнес выгоду. Сами по себе данные или информация без анализируемого процесса особо не несет пользы!
Кратко сделаем анализ того, как в большинстве бизнесов строится управление, планирование и подготовка решений.
Для начала сделаем краткий анализ того, как в большинстве бизнесов строится подготовка решений и планов.
1) Функция учета (автоматизированные учетные системы), данная функция "умеет" только собирать данные: фиксировать финансовые и хозяйственные события; предоставлять данные в виде управленческой и финансовой отчетности.
2) Функция анализа, и подготовки заключений по факту состоявшихся событий, если такая есть в компании, не является составляющей учетных систем, "живет" в разрыве от учетных систем и систем планирования.
3) Наличие не явных проблем связанных с подготовкой планов, а именно нет ясного понимания в соответствии с какими методами и алгоритмами формируются планы, что стоит в основе конкретных планов, какие факторы, причины, тактики!
4) В компаниях отсутствует выделенная функция, которая бы отвечала за процесс оптимизации планов и процесс создания вариантов планов и возможность выбрать лучший из предоставленных.
Заключение: Функции анализа факта событий и процесс подготовки оптимальных планов и решений необходимо объединить в единый законченный взаимосвязанный аналитический процесс, и целевым образом развивать его, итерация за итерацией! Снабдить аналитический процесс, методиками и аналитическими инструментами, аналитиками и тогда конкретный руководитель получит возможность создавать проработанные эффективные решения, как следствие оцифрованные планы, видеть причины и факторы состоявшихся событий и управляемых факторов которые повлияют на исполнение плана!
Главное, это осознание и выделение именно аналитического процесса, как точки роста, как средства разработки оптимальных решений, работы с рисками.

III. Подходы к подготовке решений и планов, потребность в аналитических процессов и оптимизационных моделях .
Далее, есть несколько подходов, разработки решений, тактик, подготовки планов и решений:
1) Приростной подход, это подготовка планов опираясь на предыдущие события, факты, имеющиеся текущие потребности!
2) Предпринимательский подход, это подготовка нескольких вариантов решений в виде планов опираясь на рассчитанные максимумы по маржинальной прибыли с учетом рисков и исполнимости, и выбор наиболее эффективного и адекватного возможностям бизнеса варианта.
3) К предпринимательскому подходу относится так же применение факторного планирования, мы последовательно создаем и моделируем разные комбинации факторов (каждая комбинация, это тактика и план целевых мероприятий). Тем самым, вы выбираете наилучшею оцифрованную тактику, оцениваете риски против доходности и запускаете на исполнение.

Для того что бы реализовать предпринимательский подход требуется наличие именно выделенного аналитического процесса и созданной оптимизационной модели. В силу этого данные подход практически не применяется, так как есть ошибочное мнение, что запуск аналитического процесса и моделей, это предельно ресурсоемко и очень дорого.
Правда в том, что запуск оптимизационных моделей возможен с минимальными затратами ( ЗАДАТЬ ВОПРОС, ЗАПИСЬ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ ). Предпринимательский подход применяется в любых масштабах бизнеса, и для любых стартовых компетенций. Это инвестиции и эти инвестиции окупаются высоким уровнем полученной конкурентно способности, и новыми качественными возможностями развивать более эффективно бизнес!
Оптимизационные модели, могут определять оптимальное распределение финансовых ресурсов на различные направления деятельности, такие как инвестиции, закупки, налоги и т.д. В процессе моделирования можно учитывать любые факторы и определять оптимальный баланс между рисками и доходностью, а также предотвратить неэффективное использование ресурсов.

Пример 1: Для подготовки оптимальных планов продаж можно использовать модели, которые учитывают факторы, такие как цена, структура продуктового портфеля и объемы по каждому продукту, структура каналов сбыта и объемы по каждому каналу, так же данные предыдущих периодов, сезонность и т.д. Такие модели позволяют определить оптимальное количество товаров, которые следует произвести или закупить, а также оптимальные цены на продукцию. Оптимизационное моделирование также позволяет определить оптимальную стратегию продаж и маркетинга для различных сегментов рынка.
Важно: модели управления продажами применимы в любых масштабах бизнеса: малый, средний, крупный; являются доступными к применению с любым видом начальной квалификации.

Пример 2: Для подготовки оптимальных планов производства можно использовать модели, которые определяют оптимальный баланс между объемами производства, запасами и расходами на производство. Такие модели позволяют определить оптимальный размер партий производства, минимальные затраты на энерго потребление, человеческие ресурсы, а также оптимальное количество материалов и компонентов, которые необходимы для производства продукции. Оптимизационное моделирование также позволяет учитывать различные ограничения, такие как сроки производства

IV. Цена запуска аналитического процесса, оптимизационных моделей
Заказчик может использовать готовые решения или разработать индивидуальные решения под специфику своего бизнеса.
Заказчик готов использовать готовые решения, например малый бизнес, запуск бюджетного процесса. Предоставляется Заказчику готовая бюджетная финансовая модель, и далее Заказчик готов развивать своими силами на предприятии данный процесс и модель. В данном варианте цена минимальна и может включать стоимость самой модели в MS Excel и первичное обучение.

В случае если необходима индивидуальная разработка модели и процесса под специфику компании, цена внедрения может состоять из следующих ключевых подходов:
Подход 1. Исполнитель выполняет полный комплекс работ своими силами и предоставляет продукт в установленные сроки Заказчику, цена считается в привязке к трудоемкости и сложности проекта.
Подход 2. Исполнитель дает экспертизу работникам Заказчика и курирует запуск аналитического процесса и разработку модели силами Заказчика.
Выбор подхода запуска аналитического процесса и создания оптимизационных моделей согласуется индивидуально с Заказчиком, возможны смешанные варианты сочетающие подход 1 и подход 2.

Очень важно, запуск аналитического процесса и технологии подготовки оптимальных решений должно состоять из коротких этапов (не более 30 дней) с конкретным результатом и измеримым эффектом для бизнеса. Длительные внедрения опасны и не должны быть применены на этапах внедрения!

IV. 7 этапов запуска предпринимательского подхода в компании и запуска аналитических процессов
Создание и запуск аналитического процесса и разработка индивидуальной оптимизационной модели для Заказчика начинается с формулирования задачи, которую необходимо решать. На практике, задача формулируется по направлению, в котором, предполагается, существуют наибольшие потери: финансы, производство, продажи, сопряжение между процессами, инвестиции, стратегии роста и тп.

Шаг 1. Конкретизация задачи и запуск проекта. Создается рабочая группа или мы работаем с уполномоченным представителем компании, с которой мы конкретизируем задачу. Как пример, нам необходимо увеличить продажи. Мы конкретизируем задачу на рост продаж в объеме 15% к аналогичному периоду прошлого года.

Шаг 2. Строи математическую версию модели и/или определение целевой функции (в зависимости от выбранной методики)
Следующий шаг - построение математической модели и/или определение целевой функции. Это важный этап, который определяет, какие данные будут использоваться и как будет измеряться эффективность решения.
Для примера, представим, что вы хотите оптимизировать производство и снизить затраты на материалы. В этом случае, математическая модель может использовать данные о потреблении материалов и их стоимости для определения оптимального количества материалов, необходимых для производства продукта. Целевая функция, в этом случае, будет минимизировать затраты на материалы.

Шаг 3: Сбор и подготовка данных
Для того, чтобы оптимизационная модель работала правильно, необходимо собрать и подготовить данные. Важно выбрать правильные источники данных и убедиться, что данные чистые, актуальные и полные.
В случае финансовых планов, необходимо собрать данные о прошлых финансовых результатах, текущих финансовых показателях и факторах, которые могут повлиять на будущие результаты. Для планов продаж, необходимо собрать данные о продажах в прошлом, текущих продажах и факторах, которые могут повлиять на будущие продажи. Для планов производства, необходимо собрать данные о производственных мощностях, времени производства и факторах, которые могут повлиять на производственные процессы.

Шаг 4: Создание модели на выбранной аналитической платформе
Шаги 1-3 формируют объем требований к техническим и аналитическим возможностям будущей оптимизационной модели. Необходимо определиться с платформой на которой будет создаваться модель (это может быть как MS Excel, так и гибкие аналитические средства OLAP направленные на управление эффективностью предприятия, не путать с учетными системами и системами типа ERP). Далее разработать системную архитектуру будущей модели, и непосредственно провести работы по созданию программного средства в виде оптимизационной модели.

Шаг 5: Внедрение и запуск оптимизационной модели
После физического создания модели и сбора и подготовки данных, следующий шаг - прогнозирование и оптимизация. Этот шаг включает в себя использование модели для определения оптимальных решений и планов.
Для примера, представим, что у вас есть данные о производственных мощностях, времени производства и затратах на материалы. Используя оптимизационную модель, вы можете определить оптимальное количество материалов для производства продукта и оптимальное время производства. Это позволит вам снизить затраты на материалы и повысить эффективность производства.

Шаг 6: Проверка и оптимизация модели
Параллельно с шагом 5, после того, как модель создана и реализована на предприятии, проводится ее тестирование. На этом этапе проверяется точность модели и ее работоспособность в реальных условиях. Если возникают проблемы, то модель должна быть доработана и оптимизирована. Важно отличать крупные доработки и непрерывный процесс совершенствования модели! Совершенствование модели, это непрерывный процесс, после каждой итерации возникают идеи и отклонения, как основа постоянного совершенствования модели.

Шаг 7: Внедрение и использование аналитических процессов
Оптимизационная модель является средством и частью аналитического процесса. Владельцем аналитического процесса может являться руководитель, предприниматель!
Когда модель запущена, она используется на предприятии, подразделении. Важно, модель должна быть интегрирована в управленческие процессы предприятия и использоваться для принятия решений.
Обязательно необходимо обучение руководителей, как применять оптимизационные аналитические инструменты.
Оптимизационное моделирование должно стать неотъемлемой частью бизнес-процессов, чтобы предприятие могло получать наибольшую выгоду от использования этой технологии.

V. Цена запуска аналитического процесса, оптимизационных моделей
Заказчик может использовать готовые решения или разработать индивидуальные решения под специфику своего бизнеса.
Заказчик готов использовать готовые решения, например малый бизнес, запуск бюджетного процесса. Предоставляется Заказчику готовая бюджетная финансовая модель, и далее Заказчик готов развивать своими силами на предприятии данный процесс и модель. В данном варианте цена минимальна и может включать стоимость самой модели в MS Excel и первичное обучение.

В случае если необходима индивидуальная разработка модели и процесса под специфику компании, цена внедрения может состоять из следующих ключевых подходов:
Подход 1. Исполнитель выполняет полный комплекс работ своими силами и предоставляет продукт в установленные сроки Заказчику, цена считается в привязке к трудоемкости и сложности проекта.
Подход 2. Исполнитель дает экспертизу работникам Заказчика и курирует разработку модели, запуск аналитического процесса. В данном случае цена запуска будет в 10 раз ниже первого подхода.

Главное, второй подход позволяет Заказчику в процессе создания аналитического процесса и оптимизационных моделей получить независимость и компетенции, которые далее позволят Заказчику развивать данный актив самостоятельно.

Выводы
Аналитический процесс, которые включает оптимизационное моделирование является мощным инструментом для создания оптимальных финансовых планов, планов продаж и производства на предприятии. Он позволяет руководителям и сотрудникам предприятия принимать решения на основе математических моделей и симуляций, что существенно повышает точность и эффективность управленческих решений. Оптимизационное моделирование также позволяет быстро реагировать на изменения внешней среды и внутренних условий предприятия.
Компании могут привлекать специалистов в этой области или обучать своих сотрудников на специальных курсах и тренингах. Однако необходимо понимать, что внедрение оптимизационного моделирования требует начальных усилий и времени, это именно инвестиции, цель которых создать конкурентное преимущество за счет более эффективных аналитических процессов, аналитических инструментов (в том числе, оптимизационных моделей).